Οι συγκεκριμένες συντομογραφίες και σημάνσεις απαντώνται στις περιγραφές των ψηφιακών αντιγράφων και συγκεντρώνονται εδώ για τη διευκόλυνση του χρήστη. Καταγράφονται συντομογραφίες και σημάνσεις για το αρχείο και για τη βιβλιοθήκη.
Στην κατηγορία σημείων πρόσβασης με τίτλο Λογοτεχνικοί και άλλοι χαρακτήρες καταγράφονται πρόσωπα που εμφανίζονται σε έργα του Κ. Π. Καβάφη, συνοδευόμενα από τις παρακάτω συντομογραφίες που δηλώνουν την κατηγορία στην οποία ανήκουν:
^(Ι) = Ιστορικό Πρόσωπο
^(Μ) = Μυθολογικό Πρόσωπο
^(Λ) = Λογοτεχνικό Πρόσωπο
^(Φ) = Φανταστικό Πρόσωπο
… = Στο πεδίο Τίτλος όταν ο τίτλος του τεκμηρίου δεν βρίσκεται σε εισαγωγικά, αυτός έχει αποδοθεί από τον/την αρχειονόμο, κατά την περιγραφή του. Παράδειγμα: Επιστολή του John Καβάφη προς τον Κ. Π. Καβάφη και Ποίημα χωρίς τίτλο
[«…»] = Στο πεδίο Τίτλος όταν ο τίτλος του τεκμηρίου βρίσκεται σε αγκύλες και εισαγωγικά, αυτός έχει αποδοθεί από τον/την αρχειονόμο με βάση τις πρώτες λέξεις του κειμένου που απεικονίζεται στο τεκμήριο. Παράδειγμα: [«The Lanès whom you loved…»]Άγνωστος = Η ένδειξη εμφανίζεται στο πεδίο Όνομα Παραγωγού όταν ο παραγωγός του τεκμηρίου είναι άγνωστος.
[δεν ταυτίζεται] = Η ένδειξη εμφανίζεται στο πεδίο Όνομα Παραγωγού όταν ο παραγωγός του τεκμηρίου δεν είναι δυνατόν να ταυτιστεί. […] = Στο πεδίο Όνομα Παραγωγού όταν το όνομα βρίσκεται μέσα σε αγκύλη, η ταυτότητα του παραγωγού δεν προκύπτει ρητά από το τεκμήριο αλλά έχει αποδοθεί από τον/την αρχειονόμο κατά την περιγραφή του.…, (;) = Η ένδειξη εμφανίζεται στο πεδίο Όνομα Παραγωγού ή/και στην κατηγορία των σημείων πρόσβασης Φυσικά Πρόσωπα, όταν μέρος του ονόματος του προσώπου (μικρό όνομα, επίθετο) δεν είναι δυνατόν να ταυτιστεί.
>Α… = Στο πεδίο Σχετικά έργα του Κ. Π. Καβάφη, καταγράφονται οι τίτλοι γνωστών έργων του Κ. Π. Καβάφη τα οποία συνδέονται με τα αντίστοιχα ψηφιακά αντίγραφα. Κάθε τίτλος συνοδεύεται από τον κωδικό λήμματος από τη Βιβλιογραφία Κ. Π. Καβάφη του Δ. Δασκαλόπουλου (Δημήτρης Δασκαλόπουλος, Βιβλιογραφία Κ. Π. Καβάφη (1886-2000), Κέντρο Ελληνικής Γλώσσας, Θεσσαλονίκη 2003), ο οποίος δηλώνει την πρώτη δημοσίευση του κάθε έργου. Παράδειγμα: «Αλεξανδρινοί βασιλείς» >Α129.
σ. = σελίδα
φ. = φύλλο
χ.α. = χωρίς αρίθμηση
χ.χ.= χωρίς χρονολόγηση
Στη βιβλιογραφική παραπομπή του εκάστοτε τίτλου υιοθετήθηκαν οι εξής συντομογραφίες:
επιμ. = επιμέλεια
μετ. = μετάφραση
χ.ε. = χωρίς εκδότη
…, (;) = Η ένδειξη εμφανίζεται στο πεδίο «Όνομα Παραγωγού» «Προγενέστερος κάτοχος» ή/και στην κατηγορία των σημείων πρόσβασης «Φυσικά Πρόσωπα», όταν μέρος του ονόματος του προσώπου (μικρό όνομα, επίθετο) δεν είναι δυνατόν να ταυτιστεί.
<…> = Η ένδειξη εμφανίζεται στον πλήρη τίτλο του εκάστοτε τεκμηρίου και στο πεδίο «Χρόνος έκδοσης», όταν η χρονολογία της έκδοσης δεν αναγράφεται, αλλά είναι γνωστή από άλλες πηγές ή όταν προκύπτει από τα περικείμενα του βιβλίου ή όταν εντοπίζεται δεύτερη χρονολογία στα περικείμενα του βιβλίου.
– […] = Η ένδειξη εμφανίζεται στο πεδίο «Motto», όταν δεν εντοπίζεται ο τίτλος του έργου. Στις αγκύλες σημειώνεται ο συγγραφέας του motto.
Αναλυτικότερα, ο τρόπος αποτύπωσής των χειρόγραφων σημειώσεων ακολουθεί τις εξής σημάνσεις:
• Στις περιπτώσεις, όπου οι χειρόγραφες σημειώσεις αλληλεπιδρούν με το έντυπο κείμενο (π.χ. διόρθωση, υπογράμμιση, διαγραφή κ.ά.), αυτό σημαίνεται με κίτρινη γραμματοσειρά και το χειρόγραφο κείμενο με πράσινη γραμματοσειρά:
1. ώ
2. ΣΑΝ στόματα ὡραῖα νεκρῶν ποῦ δὲν ἐγέρασαν,
• Στις περιπτώσεις, όπου εντοπίζεται διαγραφή ή υπογράμμιση στο έντυπο κείμενο, αυτό σημαίνεται με κίτρινη γραμματοσειρά and strikethrough or υπογράμμιση αντίστοιχα. Ανάμεσα στις χειρόγραφες διορθώσεις και στο έντυπο κείμενο υπάρχει κενό (space) για να είναι ευδιάκριτο το κείμενο:
διηνύσθαι αὐτοῖς καὶ τὸν Μῆδον ἥκειν πάλιν ἱδροῦ ῶ ντι
• Όταν οι χειρόγραφες σημειώσεις εκτείνονται σε πάνω από μία σειρά υπάρχει αρίθμηση των αράδων που ακολουθούν τη διάταξη του χειρόγραφου κειμένου. Διευκρινίζεται ότι όταν εντοπίζονται πολλές σημειώσεις σε διαφορετικά σημεία του κειμένου και δεν είναι συνεχές το χειρόγραφο κείμενο, οι μεταγραφές των σημειώσεων παρατίθενται ξεχωριστά και όχι σε ένα ενιαίο κείμενο:
1. House ΤΟΥ δὲ Ἰησοῦ γεννηθέντος ἐν Βηθλεὲμ τῆς Ἰου-
2. of bread δαίας, ἐν ἡμέραις Ἡρώδου τοῦ βασιλέως, ἰδοὺ, μάγοι
1. *Old name Ephrath = Heb. Place of the fruit
• Στις περιπτώσεις με δυσανάγνωστο/ασαφές κείμενο τότε αυτό σημαίνεται με κόκκινη γραμματοσειρά:
Assembly of gods
• Στις περιπτώσεις με χειρόγραφες σημειώσεις που δεν επηρεάζουν το έντυπο κείμενο, είτε είναι marginalia είτε είναι σε λευκή σελίδα, αυτές μεταγράφονται χωρίς χρώμα και δε φέρουν κάποια σήμανση::
1. To Alexander P. Cavafy
2. with A. R. Kisba’s best
3. wishes + compliments
4. Port Said 21st December 1899.
• Στις περιπτώσεις όπου η χειρόγραφη σημείωση δεν σχετίζεται με το κείμενο στο έντυπο, το τελευταίο δεν μεταγράφεται.