Της Αμαλίας Παππά, επιστημονικής υπευθύνου αρχειονομικής τεκμηρίωσης του αρχείου Καβάφη, Αρχειονόμου, Αναπληρώτριας Γενικής Διευθύντριας, Γενικά Αρχεία του Κράτους
Το αρχείο Καβάφη αποτελεί μοναδική περίπτωση λογοτεχνικού αρχείου ως προς την πληρότητά του. Άλλωστε, ο ίδιος ο ποιητής φρόντιζε συστηματικά να συγκεντρώνει και να αρχειοθετεί το έργο του, παραδίδοντας ένα σύνολο χωρίς μεγάλες φυσικές διασπάσεις και ανακολουθίες. Η αρχειονομική προσέγγιση του υλικού επιχειρήθηκε με απόλυτο σεβασμό στην αρχή της προέλευσης του αρχειακού υλικού, δηλαδή στην ακεραιότητα του αρχειακού συνόλου, αλλά και με σεβασμό σε όσες εργασίες καταγραφής είχαν προηγηθεί. Ο στόχος της επεξεργασίας του αρχείου ήταν διττός: αφενός, η περιγραφή και η κατάταξη του περιεχομένου του μέσα από τη συγκρότηση διακριτών αρχειακών συνόλων και, αφετέρου, η ανάδειξη της προετοιμασίας των έργων του ποιητή, των συνθηκών παραγωγής τους και η ανίχνευση των διαδρομών της ιδιωτικής του ζωής που είναι περισσότερο άγνωστες· οι σχέσεις με προσωπικότητες και ανθρώπους του πνεύματος αποτυπώνονται στα τεκμήρια του αρχείου, συμπληρώνουν τη φυσιογνωμία του Καβάφη και τον εντάσσουν στο κάδρο της εποχής του. Εκτός των παραπάνω, επιχειρήθηκε η προσέγγιση του τρόπου χρήσης και διαχείρισης του χαρτιού από τον ποιητή, ο εντοπισμός των υδατοσήμων που αυτά φέρουν ή η καταγραφή των περιπτώσεων των αυτοσχέδιων βιβλιοδεσιών που ο ίδιος επινόησε. Η προβολή, δηλαδή, όλων εκείνων των επιπλέον στοιχείων που συμπληρώνουν την εικόνα του αρχείου.
Η ταξινόμηση του αρχείου έγινε αφού πρώτα προηγήθηκαν η καταγραφή και η περιγραφή του υλικού με τη σειρά που αυτό αποκτήθηκε από το Ίδρυμα Ωνάση. Συντάχθηκε αναλυτικό ευρετήριο σε επίπεδο τεκμηρίου, έτσι ώστε για κάθε τεκμήριο εντός του φακέλου να αντιστοιχεί μια περιγραφή. Η περιγραφή υλοποιήθηκε σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο Αρχειακής Περιγραφής (Γενικό). Σε αυτό το στάδιο της επεξεργασίας διαπιστώθηκε ότι στο αρχειακό σύνολο, όπως αποκτήθηκε από το Ίδρυμα Ωνάση ως αρχείο Κ. Π. Καβάφη, περιέχονται επίσης τα αρχειακά κατάλοιπα του Αλέκου Σεγκόπουλου, κληρονόμου του Κ. Π. Καβάφη, και της συζύγου του, Ρίκας Σεγκοπούλου, πρώτης επιμελήτριας (από το 1926 έως το 1939) του αρχείου Καβάφη. Επομένως, κρίθηκε σκόπιμο, να διαχωριστούν οι σχετικοί φάκελοι, οι οποίοι πλέον συγκροτούν ένα ξεχωριστό αρχείο, το οποίο φέρει τον τίτλο «αρχείο Σεγκόπουλου, Αλέκου – Σεγκοπούλου, Ρίκας».
Ειδικότερα ως προς την αρχειονομική τεκμηρίωση: 1. αρχείο Καβάφη, Κ. Π. Η περαιτέρω επεξεργασία του αρχείου Καβάφη υπαγόρευσε τη φυσική αναδιοργάνωση του υλικού και την κατάταξη του σε τρία υπο-αρχεία: Α. Έργο (Κ. Π. Καβάφη), Β. Προσωπικό αρχείο (Κ. Π. Καβάφη) και Γ. Προσκτήσεις μετά το 2012. Η ταξινόμηση των τεκμηρίων έγινε σε θεματικούς φακέλους και στη συνέχεια το περιεχόμενό τους ταξινομήθηκε χρονολογικά. Οι φάκελοι φέρουν ενιαία, αύξουσα αρίθμηση και εντάχθηκαν σε σειρές και υποσειρές ακολουθώντας θεματολογικά κριτήρια, με εξαίρεση το τρίτο υπο-αρχείο, του οποίου οι φάκελοι κατατάχθηκαν χρονολογικά. Για λόγους αποκατάστασης της φυσικής συνέχειας και της αρχικής τάξης του αρχειακού υλικού, όσα τεκμήρια είχαν στο παρελθόν αποσπασθεί από τους φακέλους προέλευσής τους εντάχθηκαν εκ νέου σε φακέλους σύμφωνα με το περιεχόμενό τους. Η σχετική πληροφορία διατηρήθηκε στο πεδίο «Παλαιές ενδείξεις ταξινόμησης». Τέλος, το τρίτο υπο-αρχείο αποτελεί διακριτό τμήμα του αρχείου Καβάφη, στο οποίο εντάχθηκαν οι συμπληρωματικές προσκτήσεις που πραγματοποιήθηκαν από το Ίδρυμα Ωνάση μετά το 2012. Στο συγκεκριμένο υπο-αρχείο θα εντάσσονται στο εξής τα μελλοντικά αποκτήματα του Ιδρύματος που θα συνδέονται με το αρχείο Κ.Π. Καβάφη.
2. αρχείο Σεγκόπουλου, Αλέκου – Σεγκοπούλου, Ρίκας Η ίδια μεθοδολογία ακολουθήθηκε και στο πλαίσιο της περιγραφής και της ταξινόμησης του αρχείου Αλέκου και Ρίκας Σεγκοπούλου. Συντάχθηκε αναλυτικό ευρετήριο σε επίπεδο τεκμηρίου, ενώ η ταξινόμηση των τεκμηρίων έγινε σε θεματικούς φακέλους και υποφακέλους και, στη συνέχεια, το περιεχόμενό τους ταξινομήθηκε χρονολογικά. Οι φάκελοι φέρουν ενιαία, αύξουσα αρίθμηση και εντάχθηκαν σε δύο σειρές (α. Προσωπικό αρχείο και β. αρχείο «Αλεξανδρινής Τέχνης») ακολουθώντας θεματολογικά κριτήρια.
Συμπληρωματικό βοήθημα αποτελεί το ευρετήριο όρων πρόσβασης, το οποίο βασίζεται στα εργαλεία έρευνας και των δύο αρχείων. Δημιουργήθηκαν σημεία πρόσβασης, έτσι ώστε, με την επιλογή συγκεκριμένων όρων, να είναι δυνατός ο εντοπισμός όσων τεκμηρίων περιέχουν τους όρους αυτούς. Πρόκειται για ένα σύνολο όρων (λέξεις-κλειδιά), οι οποίοι έχουν ομαδοποιηθεί στις ακόλουθες κατηγορίες: φυσικά πρόσωπα, νομικά πρόσωπα, οικογένειες, τόποι και θέματα. Με αυτόν τον τρόπο, πολλαπλασιάζονται οι πληροφορίες που απορρέουν από το αρχείο, ενώ ταυτόχρονα ο χρήστης εξοικονομεί χρόνο κατά την αναζήτηση. Μέχρι σήμερα, το αρχείο Κ. Π. Καβάφη έχει εκτενώς χρησιμοποιηθεί ως πηγή δημοσιευμάτων με βάση τις ενδείξεις του Ιστορικού Καταλόγου Γ. Π. Σαββίδη. Για τη διευκόλυνση των ερευνητών, αλλά και για λόγους δεοντολογίας, στο πεδίο περιγραφής με τίτλο «Παλαιές ενδείξεις ταξινόμησης» γίνεται η σύνδεση της νέας τεκμηρίωσης με τις επιμέρους καταχωρήσεις του Iστορικού Kαταλόγου Γ. Π. Σαββίδη, με βάση τον αύξοντα αριθμό του μικροφίλμ και των λήψεων σύμφωνα με τη μικροφωτογράφηση του αρχείου που πραγματοποιήθηκε το 1963.
Με δεδομένη την επικρατούσα πλέον πρακτική στους αρχειακούς φορείς, η οποία έχει μεταβάλει σε σημαντικό βαθμό τα πρότυπα χρήσης του αρχειακού υλικού, η ψηφιακή αναπαραγωγή του φυσικού αρχείου επιτρέπει την απομακρυσμένη προσπέλασή του και βελτιώνει τις συνθήκες πρόσβασης σε αυτό εξομαλύνοντας κάθε δυσκολία στην ανάγνωση των επιμέρους τεκμηρίων με τη χρήση των δυνατοτήτων που προσφέρει η τεχνολογία.