Αρκετά από τα τεκμήρια του αρχείου του Κ. Π. Καβάφη αφορούν καταλόγους και σημειώσεις, όπου καταγράφονται τόσο οι σκέψεις του ποιητή όσο και οι καθημερινές ασχολίες του ανθρώπου. Ανασυνθέτοντας το προφίλ του Κ. Π. Καβάφη μέσα από τα αρχειακά του κατάλοιπα, καταλήγει κανείς στο συμπέρασμα πως ο ποιητής κατέγραφε συστηματικά όλες του τις πρακτικές ανάγκες, είτε αυτές αφορούσαν τα έξοδα του σπιτιού είτε τα ποσά που θα έπρεπε να ξοδέψει στις εκάστοτε δραστηριότητές του. Η οργανωτική του τάση διαφαίνεται σε πολλά τεκμήρια, τα οποία αφορούν ετερογενείς καταλόγους και σημειώσεις, που συνδέονται πολύ συχνά με πρακτικές ανάγκες του ίδιου και της οικογένειάς του. Στο τεκμήριο GR-OF CA CA-SF02-S02-F25-SF003-0008 (902), https://cavafy.onassis.org/el/object/u-232/ που χρονολογείται στον Μάρτιο του 1902, καταγράφονται τα μηνιαία έξοδα και η κατανομή τους (μισθοί οικιακών βοηθών, αγορές τροφίμων κ.λπ.), μαζί με τα προσωπικά έξοδα του ποιητή. Παρόμοιου χαρακτήρα είναι και το τεκμήριο GR-OF CA CA-SF02-S02-F25-SF003-0001 (476), https://cavafy.onassis.org/el/object/u-u-62/, του 1886, όπου ο Καβάφης σημειώνει αναλυτικά τα έξοδά του ανά μήνα. Διακρίνονται έξοδα που αφορούν την αγορά «σιγαρέττων», επίσκεψη στον κουρέα και στο καφενείο. Τέλος, στο αχρονολόγητο τεκμήριο GR-OF CA CA-SF02-S02-F25-SF003-0022 (978), https://cavafy.onassis.org/el/object/u-264/, ο Καβάφης σημειώνει δαπάνες για αποστολή τηλεγραφημάτων και έξοδα που αφορούν τα οικογενειακά του πρόσωπα.